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Termes de Référence pour le Recrutement d’un Consultant Chargé de l’évaluation du Projet à mi-parcours

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Imbaraga is an independent, Non-governmental National Farmers Organization. Imbaraga works with farmers to improve the socio-economic conditions of an estimated 27,400 members located in 25 out of 30 districts throughout the country.

Termes de Référence pour le Recrutement d’un Consultant Chargé de l’évaluation du Projet à mi-parcours

Kigali, Juillet 2020

I. DESCRIPTION DU PROJET A EVALUER (GEA)

1.1 HISTORIQUE DU PROJET          

Depuis 2010, l’organisation des agriculteurs français et développement International (AFDI Lorraine) a orienté son appui vers le Rwanda auprès de 2 organisations professionnelles agricoles à savoir IMBARAGA et INGABO. En 2011, les axes prioritaires ont été choisis :

  • L’amélioration de la gestion des exploitations agricoles des membres (GEA)
  • Le renforcement des capacités de lobby et plaidoyer des 2 organisations autour de la question du statut des agriculteurs.

Les activités de GEA ont continué dans les années suivantes :

  • 2013 : mise en place du dispositif de suivi par des techniciens chez 410 agriculteurs
  • 2014 : recrutement de 14 animateurs (1 par groupe)
  • 2015 : expansion du dispositif a 520 agriculteurs
  • 2016 : expansion du dispositif a 620 agriculteurs (11 techniciens)
  • 2017 : poursuite de l’action de GEA, mise en place des champs écoles, fin de financement AGRI-CORD
  • 2018 : Poursuite de GEA
  • 2019 : Poursuite de GEA avec prime des meilleurs agriculteurs
  • 2020 : Poursuite de GEA avec prime des meilleurs agriculteurs

Notons que depuis 2019, la gestion entière du projet a été confiée à Imbaraga en attendant la stabilité au sein de l’organisation Ingabo

1.2. LA PRESENTATION DES ZONES D’INTERVENTION DU PROJET

La démarche GEA est bénéficiée par les producteurs progressistes de 11 zones couverts par les organisations paysannes IMBARAGA et INGABO de toutes les provinces du Rwanda. Dès le début  2013, la démarche couvrait 7 zones, Rubavu, Musanze, Kamonyi, Muhanga, Ruhango, Nyanza A et Nyanza B.  En 2015 les zones de Nyabihu et Gakenke ont été ajoutées.  Enfin en 2016,  pour faire 11 zones totales du projet, les activités sont étendues dans la province de l’Est dans les zones de Bugesera et Nyagatare

1.3. L’ACCOMPAGNEMENT DES PAYSANS

Les 620 agriculteurs encadrés constituent 25 groupes et sont accompagnés par 25 animateurs paysans (un animateur paysan pour chaque groupe) et appuyés par 11 techniciens (un technicien pour chaque zone) dans le remplissage des outils de GEA.  Chaque animateur effectue 1 descente d’accompagnement  par mois,  alors que le technicien en effectue 2 (dont une descente spécifique pour 15 agriculteurs). Dans chaque zone, 15 agriculteurs font des enregistrements pour 2 ou 3 cultures,  alors que le reste des agriculteurs enregistre des dépenses et produits pour 1 culture. Les agriculteurs font des enregistrements dans leurs cahiers de familles,  et transcrivent les charges et produits sur les fiches de GEA a la fin de la saison.

Les fiches de chaque saison sont collectées à la fin de la saison pour les capitaliser,  et puis le retour d’information contenue dans les fiches est fait au moment de la restitution auprès des élus de l’organisation Imbaraga,  et enfin auprès des agriculteurs.

Au sein des techniciens-agronomes menant des encadrements agro-économiques, un coordinateur a été nommé. En plus du suivi global de la démarche, il est plus particulièrement en charge de la capitalisation et de la synthèse de résultats obtenus sur les principales productions agricoles des membres. Ce coordinateur travaille donc en étroite collaboration avec les autres techniciens agronomes, les élus d’Imbaraga, ainsi qu’avec l’équipe Afdi Lorraine de France.

2. OBJECTIF DE L’EVALUATION DU PROJET GEA

L’objectif du projet GEA est de définir des pistes d’évolution possible afin qu’Imbaraga puisse rédiger, en lien avec AFDI Lorraine, un document d’orientation stratégique pour l’action GEA des 3 prochaines années. Partant de cet objectif, le consultant devra apporter des éléments de réponse aux  divers aspects,  de manière à améliorer la qualité de la démarche :

  • Appropriation de la démarche et des outils
  • Compétence des intervenants (techniciens, animateurs, coordinateur)
  • Processus de capitalisation des expériences
  • Flux de transfert d’information entre différents acteurs etc.

3. CONTENU DU TRAVAIL D’EVALUATION

3.1 ETABLISSEMENT D’UN BILAN GLOBAL DU PROJET EVALUE

Le consultant devra établir un bilan global et objectif des actions du projet depuis son démarrage. Cette étape doit lui permettre de disposer d’une connaissance précise et détaillée du projet, de son évolution et de son contexte. A cet effet, il devra notamment :

  • Rassembler et consulter toutes les informations et tous les documents relatifs au projet évalué, et étudier le cadre logique de l’intervention (finalité, objectifs spécifiques, réalisations et hypothèses critiques) de manière à en acquérir une bonne connaissance. Spécialement, le consultant devra lire les résultats de la première évaluation conduite en 2015 grâce au concours de Pierre Alain ROUSSEL pour maximiser le temps et éviter de répéter les mêmes choses, ainsi que le plan strategique d’Imbaraga.
  • Conduire des entretiens avec les personnes impliquées ou ayant été impliquées dans la conception, la gestion et la supervision du projet y compris l’équipe d’AFDI Lorraine, en occurrence le coordinateur d’AFDI Lorraine, Mr Marc François (afdilorraine@wanadoo.fr).

3.2 CONDUITE DE L’ANALYSE EVALUATIVE

A partir des constats et des informations disponibles, le consultant devra évaluer la performance du projet à partir des quatre critères préconisés : pertinence, efficacité, efficience, impact.  Pour chacun de ces critères, des pistes d’évaluation sont préconisées ci-dessous. Il reviendra au consultant de les préciser et de les compléter. L’objectif de l’évaluation est de dégager les points faibles et  les pistes de solution pour les phases ultérieures.

  • Pertinence

 La pertinence examine le bien-fondé de l’action conduite au regard des objectifs et des enjeux déterminés au départ. A ce titre, le consultant examinera la correspondance du projet avec les besoins et attentes des bénéficiaires, les orientations nationales et d’Imbaraga.  

Cette analyse sera complétée par une appréciation de : La cohérence interne du projet (concordance des divers moyens et instruments mobilisés pour concourir à la réalisation des objectifs), la cohérence externe du projet (concordance avec les actions entreprises par les autres acteurs…)

  • Efficacité

L’efficacité apprécie le degré de réalisation des objectifs du projet (essentiellement techniques et institutionnels) ainsi que ses éventuels effets non attendus (effets positifs ou négatifs). Elle comprend : ™ Une comparaison des résultats attendus et des résultats effectifs du projet, ™ Une analyse des écarts constatés. L’analyse sera conduite à plusieurs niveaux : formation, actions d’accompagnement, organisation générale de GEA. Dans cet aspect, le consultant va expliquer a quel degré les bénéficiaires ont maitrisé et se sont approprié de la démarche.

  • L’efficience

L’efficience étudie la relation entre les moyens mis en œuvre et leurs coûts, d’une part, et les réalisations financées, d’autre part. L’évaluation conduite par le consultant doit permettre : ™ D’apprécier si les ressources nécessaires ont bien été mises en place, en temps voulu et au moindre coût, ™ D’analyser les éventuels retards et dépassements constatés.

  • Impact

L’impact juge les retombées de l’action. Le consultant analysera ici principalement les effets immédiats sur les acteurs concernés, et notamment les bénéficiaires finaux, qui peuvent être raisonnablement attribués en partie ou en totalité à l’action évaluée. Il appréciera, le cas échéant, les perspectives d’effets à plus long terme. Si possible, l’analyse portera sur des indicateurs traduisant des résultats quantifiables.

4. ORIENTATIONS DU PROJET POUR LES PROCHAINES ANNEES

L’organisation AFDI ne pourra pas augmenter sa dotation au projet GEA pour les prochaines années. Néanmoins,  AFDI est ouvert à toutes les propositions d’évolution de la GEA, et souhaite que cette action puisse être élargie à destination d’un public plus large en lien avec les orientations stratégique d’Imbaraga. En effet, la GEA ne concerne que 620 exploitations avec une rotation des agriculteurs relativement assez faible. AFDI Lorraine souhaite donc que l’action puisse évoluer des 2021.

La plus grande et importante partie du rapport de consultant va comprendre ses propositions pour les années ultérieures. Ces propositions, après leur validation par Imbaraga et AFDI, vont définir la conduite de l’intervention ultérieure. Ainsi donc, après les analyses ci-haut, le consultant pourra donner ses recommandations sur les aspects suivants :

Pour la démarche GEA

  • Que faut-il faire pour les objectifs, zones d’intervention et bénéficiaires du projet 
  • Que faut-il faire pour la gestion globale du projet
  • Que faut-il faire pour la durabilité du projet
  • Comment démultiplier la GEA pour qu’elle puisse concerner plus d’agriculteurs
  • Comment améliorer la fiabilité des résultats
  • Comment améliorer la synthèse et diffusion des résultats

Pour les groupes de GEA

  • Comment organiser l’évolution des groupes en fixant une durée maximale de présence des agriculteurs dans les groupes
  • Comment doit se gérer l’évolution de la localisation des groupes dans le temps
  • Comment éventuellement organiser sur terrain la valorisation légère du travail de ceux qui sont en périphérie des groupes
  • Au-delà des agriculteurs progressistes est il opportun de faire rentrer d’autres agriculteurs sur des critères à définir (jeunes par exemples) et doivent-ils être dans un groupe spécifique ou avec les autres

Pour les techniciens (animateurs, techniciens, coordinateurs)

  • Que faut-il faire pour le personnel impliqué dans la GEA
  • Quelle est la compétence requise pour un assurer un bon accompagnement

Pour l’organisation Imbaraga (CA, leaders de province et districts) et l’organisation AFDI

  • Que faut-il faire pour l’organisation gestionnaire du projet (Imbaraga)
  • Que faut-il faire pour AFDI (si possible)

5. ORGANISATION DE L’EVALUATION 

5.1 COMPETENCES REQUISES POUR MENER L’EVALUATION

L’organisation Imbaraga va écrire une lettre d’invitation des offres aux organisations et personnalités potentielles. Les candidats sont invités à postuler doivent déposer leurs offres (offre technique et financière) au secrétariat d’Imbaraga. 

Les compétences requises pour réaliser cette évaluation sont celles d’un expert en évaluation des projets couvrant les domaines suivants : ™ Connaissance et expérience professionnelle en matière d'évaluation des projets, et connaissances et expertises techniques de gestion des exploitations agricoles,  ainsi que connaissances globales sur  la zone d’action du projet. En outre, le candidat doit avoir une grande maitrise de français pour qu’il y ait moins de perte d’information liées à une possible traduction.

5.2 DUREE DE L’EVALUATION

Le dépôt des offres en papier est fixés le 28 Juillet 2020 au secrétariat d’Imbaraga à Kigali  jusqu’ au 12 Aout  2020 à 12h00. La prestation totale pour la réalisation de cette évaluation est estimée à 45 jours au maximum.  Elle inclut notamment une réunion de briefing au bureau d’Imbaraga à Kigali, au mois 5 missions de terrain dans 5 zones, et une réunion de restitution des conclusions du consultant à IMBARAGA en présence des personnes concernées par le projet.

5.3 DOCUMENTS A PRESENTER PAR LES CONSULTANTS

Les consultants invités à soumissionner devront fournir les éléments de son offre technique accompagnés des honoraires de prestation (offre financière) : ™
a) Offre technique

  • Un CV du consultant signé avec les références et travaux relatifs  accomplis,
  • une note méthodologique de réalisation de l’évaluation
  • un chronogramme de réalisation de la mission.
  • Questionnaire

 Notons que  le consultant devra fournir sa méthodologie détaillée (enquête fermée, échantillonnage,  interview, quantification des critères de jugement ou analyse des données etc.) et son calendrier détaillé. Les 4 éléments sont nécessaires pour l’offre technique et l’absence d’un élément conduit au rejet de l’offre. Un candidat retenu aura à partager sa méthodologie avec Imbaraga et AFDI, et celle-ci pourra être améliorée.

b) L’offre financière :

Détail

Unité

Quantité

 PU

PT (Frw)

1. Elaboration de la méthodologie

 

 

 

 

2. Descentes dans 5 zones du projet pour interview

 

 

 

 

3. Rédaction de rapport

 

 

 

 

4. Restitution des résultats  à Imbaraga

 

 

 

 

5. Autres à préciser (si applicable)

 

 

 

 

6. Taxes

 

 

 

 

TOTAL

 

 

 

 

5 zones à visiter : Musanze, Rubavu, Kamonyi, Nyanza A, Nyagatare

6. LES LIVRABLES ET MOYEN DE PAIEMENT

Un rapport provisoire sera produit à l’issue des travaux du consultant. Il sera transmis à IMBARAGA avec copie à AFDI. IMBARAGA et AFDI formuleront leurs remarques et observations au consultant dans 1 semaine suivant la réception du rapport provisoire ou les observations sur le document auront lieu dans la réunion de restitution. Le rapport définitif, intégrant ces observations, devra être disponible dans les 7 jours suivant la réception des commentaires. Le rapport définitif sera rédigé en Français avec un résumé en kinyarwanda.

Notons que le consultant va toucher la totalité de sa prestation après avoir rendu le rapport définitif validé. Conformément à la procédure d’Imbaraga, si le consultant ne dispose pas de numéro du contribuable (TIN number), Imbaraga va lui retenir  les taxes.

7. ÉVALUATION DE L’OFFRE  

Le comité de passation des marchés d’Imbaraga va sélectionner toutes les soumissions sur l’appréciation de rapport « qualité/prix » où le mieux offrant est retenu. Néanmoins, les critères suivant seront aussi tenus en considération  pendant la sélection:

  • Niveau minimum d’A0 dans les domaines d’économie agricole, développement rural, gestion ou domaines similaires
  • L’offre financière qui est dans les limites du budget du projet
  • Expérience de travail pertinente dans le domaine de gestion des exploitations agricoles
  • Expérience de travail pertinente dans le domaine d’évaluation des projets des partenaires
  • Maitrise de la langue française
  • Offre financière bien détaillée

Fait à Kigali, le 24/7/2020

Le représentant légal de l’organisation Imbaraga

MUNYAKAZI Jean Paul